Asiakas- ja sidosryhmärekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

KTI Kiinteistötieto Oy, y-tunnus 1582468-6
Osoite: Eerikinkatu 28, 7. krs, 00180 HELSINKI
sähköposti: kti@kti.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Seija Hokkanen, talous- ja henkilöstöpäällikkö
puh. 0400 649 487
sähköposti: seija.hokkanen@kti.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen, palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen sekä KTI Online -käyttäjätunnusten hallinnointiin ja käytön seurantaan. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille ja sidosryhmille suunnatussa viestinnässä kuten uutiskirjeiden, markkinakatsausten ja tiedotteiden lähettämiseen, KTI:n palveluista, tapahtumista ja projekteista viestimiseen sekä markkina- ja kyselytutkimusten tekemiseen liittyvissä tarkoituksissa.  Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä käyttötarkoitusta varten;

b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai muu yhteistyökumppani, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakas-/muun yhteistyösuhteen alkaessa rekisteriin kerätään asiakkaan perustiedot (etu- ja sukunimi, työnantajan nimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka, asiakkaan tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Lisäksi rekisterissä on tiedot rekisteröidyn henkilön suoramarkkinointisuostumuksista ja -kielloista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille.

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas/yhteistyökumppani antaa itse omat tietonsa yhteistyösuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.

Edellä kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on yhteistyön toteuttamisen ja osapuolten välisen sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, ja jos rekisterinpitäjä ei saa kyseisiä henkilötietoja, rekisterinpitäjä ei välttämättä kykene suorittamaan yhteistyöhön liittyviä ja sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan KTI:n työntekijöillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla alihankkijoiden henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta sijaitsee ympäristössä, johon on pääsy ainoastaan KTI:n työntekijöillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla alihankkijoiden henkilöillä. Tiedontallennusympäristö sekä sen ja käyttäjien välinen tietoliikenne on suojattu asianmukaisilla ja ajantasaisilla tietoturvaratkaisuilla.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan KTI:n työntekijät ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetut alihankkijoiden henkilöt. Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein.

Yleisiä asiakastietoja säilytetään enintään viisi vuotta ja tiedot poistetaan rekisteristä viisi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakas-/muu yhteistyösuhde rekisterinpitäjään on päättynyt ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun.

Uutiskirjeiden, markkinakatsausten ja muun KTI:n markkinointimateriaalin vastaanottajista kerättyä uutiskirjeiden toimitukseen tarvittavaa tietoa säilytetään enintään viisi vuotta sen jälkeen, kun rekisteröity on ilmaissut halunsa uutiskirjeen ja muiden tiedotteiden vastaanottamiseen lopettamiseen.

Rekisteröidyn suoramarkkinointisuostumuksia ja -kieltoja säilytetään enintään viisi vuotta.

Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevat henkilötietoryhmät; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan henkilötietojen suunniteltu säilytysaika tai jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit; (v) rekisteröidyn oikeus pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei kerätä rekisteröidyltä, kaikki tietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot. Nämä kuvatut perustiedot (i)–(vii) annetaan rekisteröidylle henkilölle tällä lomakkeella;

b) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin;

c) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksia varten; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;

d) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet;

e) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

f) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee tehdä KTI:lle sähköpostitse kti(a)kti.fi -osoitteeseen. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön kuukauden kuluessa.

×