Vuoden viimeisen KTI Kiinteistötietoiskun aiheena on toimistojen tilankäytön tehokkuus. Tarkastelussa on m²/työntekijä -tunnusluku.
Mitä?
Toimistojen tilankäytön tehokkuutta arvioidaan usein havainnollisen m²/työntekijä -tunnusluvun kautta. Erityisesti isoissa organisaatioissa on keskeistä asettaa tavoitteita ja mitata tilatehokkuutta. Tunnusluku toimii hyvin myös pienempien organisaatioiden työympäristöanalyysien ja työympäristön kehittämisen tukena sekä eri tilavaihtoehtojen vertailun työkaluna.
Miksi?
Tunnusluku on keskeinen, kun esimerkiksi etsitään uusia toimitiloja, kehitetään työympäristöä tai arvioidaan nykyisen toimistotilan kapasiteettia. Lisäksi tilankäytön tehokkuus -tunnusluvun kautta pystytään vertaamaan oman toimiston tilatehokkuutta suhteessa muihin organisaatioihin. Tämä tukee esimerkiksi työympäristön muutosprosessissa. Tilankäytön tehokkuus on viime vuosina saanut osakseen kasvavaa huomiota. Uudet työnteon tavat ja modernit monitilaympäristöt mahdollistavat entistä tehokkaamman tilankäytön. Tilojen vähentämiseen kannustavat luonnollisesti myös kustannussyyt.
Esimerkiksi vuoteen 2020 ulottuva valtion toimitilastrategia asettaa toimistotilojen käytölle strategisia tavoitteita. Strategiassa on asetettu hankittavan tai peruskorjattavan toimistotilan tehokkuustavoitteeksi 18 m²/henkilö. Uudisrakennuksessa tavoite on 15 m²/henkilö. Tilastrategian kehittämisvaiheessa tilankäytön tehokkuudeksi arvioitiin 30 m²/henkilö. Henkilöt lasketaan tässä henkilötyövuosien kautta. Yksityisen sektorin yrityksissä tavoitteet ovat usein huomattavasti tätä tiukempia. Kansainvälisessä vertailussa Suomen toimistotilojen käyttö on varsin väljää.
Miten?
Yksinkertaisimmallaan tunnusluku lasketaan jakamalla toimiston kokonaisala työntekijöiden lukumäärällä. Työntekijöiden lukumäärä lasketaan usein vuoden aikana toteutuneina henkilötyövuosina tai yksinkertaisesti tarkasteluhetken työntekijöiden lukumääränä. Mikäli halutaan tarkemmin arvioida tehokkuutta varsinaisessa toimistokäytössä olevissa tiloissa, voidaan neliöistä poistaa esimerkiksi neuvottelu- ja taukotilat. Nämä ovat kuitenkin osa työympäristöä, joten kokonaisuuden toimivuuden kannalta on kuitenkin keskeistä ottaa huomioon myös nämä tilat.
Joustavan tilankäytön mahdollistavissa moderneissa monitilaympäristöissä työpisteitä on usein vähemmän kuin työntekijöitä. Tällöin myös m²/työpiste voi olla hyödyllinen tehokkuustunnusluku. Yhä useammin myös tilakustannuksia halutaan suhteuttaa työntekijöiden tai työpisteiden määrään perinteisten neliöiden sijaista (€/htv tai €/työpiste).
KTI seuraa tunnusluvun kehitystä osana Tulevaisuuden työympäristö -barometria ja KTI Asiakastyytyväisyysvertailua. Asiakastyytyväisyysvertailussa toimistotilavuokralaisten tilatehokkuusluvut painottuivat luokkiin 23–35 m²/työntekijä ja 10–15 m²/työntekijä. Yhteensä näiden luokkien osuus koko aineistosta oli noin kolmannes, mikä tarkoittaa, että toimistotilojen tilatehokkuuksissa on huomattavaa vaihtelua. Tilatehokkuustietoa hyödynnettiin osana koko asiakaspalauteaineiston analyysiä, jossa tarkasteltiin esimerkiksi rinnakkain tilatehokkuus vs. tyytyväisyys -tunnuslukuja.
Skanskan toimeksiannosta jo 12 kertaa toteutetussa Tulevaisuuden työympäristö -barometrissa näkyy selkeästi, että yhä useampi pääkaupunkiseudulla toimiva organisaatio karsii neliöistä ja hakee tehokkuutta toimistotiloihin monitilaratkaisuilla ja työympäristöä kehittämällä. Vuoden 2016 kyselyssä suurin vastaajaryhmä, reilu kolmannes, kertoi tilatehokkuuden olevan alle 15 m²/työntekijä, kun vuonna 2008 osuus oli ainoastaan 10 prosenttia (kuva). Uudet työnteon tavat ja teknologian kehittyminen mahdollistavat toimimisen tehokkaammissa ja muuttuvaa liiketoimintamaailmaa tukevissa työympäristöissä.
Tilankäytön kehitys pääkaupunkiseudun toimistoissa
Lisätietoja: Riitta Lahtinen, puh. 040 547 1488
KTI Kiinteistötietoisku tarjoaa kuukausittain katsauksen KTI:n tunnusluvun tai tarkastelun taustalle. Toiveita kiinteistötietoiskun aiheiksi voit toimittaa työryhmälle osoitteeseen: kti(a)kti.fi. Seuraava KTI Kiinteistötietoisku julkaistaan helmikuussa 2017.
